میزبان یا مهماندار در یک مجموعه معمولاً فعالیت‌هایی مربوط به خوشامدگویی به مشتریان، نشستن افراد، مدیریت زمان و بسیاری از موارد دیگر را انجام می‌دهد.
بنابراین مهماندار اولین چهره‌ای است که مهمانان هنگام ورود به یک سازمان می‌بینند و یک مهماندار عالی با لحن و خوشامدگویی آنان را برای یک تجربه فوق‌العاده از آن محیط آماده می‌کند و قسمت ابتدایی تجربه افراد از میزبانی سازمان برخورد شماست.
پس در هر شرکت به‌خصوص محیط‌هایی که مهمانان مهم و زیادی رفت‌وآمد دارند نیاز به افرادی است که در برخورد با این موقعیت‌ها حرفه‌ای عمل کنند.
همچنین راهنمایی آن‌ها برای داشتن تجربه بهتر مهمانان شما از سازمان از کارهایی است که باید برایش زمان بگذارید، نقش آنان در این تجربه بسیار پررنگ است و باید سطح خوبی از آموزش را داشته باشند.
مهارت‌ها و مسئولیت‌های مهمانداران
خوشامدگویی به مهمانان
برای هر مهمانی که ابتدا وارد مجموعه می‌شود یک سلام گرم و خوشامدگویی اولین قدم است میزبان‌ها سلام می‌کنند و مهمانان را به سمت جلسه راهنمایی می‌کنند.
مدیریت مهمانان
چک کردن تعداد مهمانان و حاضر شدن افراد جدید و یا غیبت افراد در جلسه برای آماده‌سازی پذیرایی از کدرهایی است که باید آن را به‌دقت انجام دهند، کمبود یا داشتن نقص در پذیرایی از همه افراد از اشتباهات بزرگی است که از یک مهماندار می‌تواند سر بزند، چک کردن میزها و برطرف کردن نیاز مهمانان از مهم‌ترین کارها است.
زمان پذیرایی
زمان پذیرایی از افراد از مهم‌ترین کدرهایی است باید هماهنگ شود و یا برخی از سازمان‌ها قوانین خود رادارند و باید طبق همان وظایف افراد انجام شود، باید بدانید در ابتدای جلسه آن را آماده کنید و یا در پایان آن باید مهمانان پذیرایی شوند.
از نکاتی که باید رعایت کنید پذیرایی شدن مهمانان بدون فاصله زمانی است یعنی به صورتی نباشد که در یک قسمت از سالن افراد پذیرایی شده‌اند و در سمت دیگر افراد منتظر هستند برای جلوگیری از این مشکل می‌توانید با همکاران خود هماهنگ کنید و هر کس بخشی را به عهده بگیرد و با همکاری یکدیگر کار را به اتمام برسانید.
اصول پذیرایی
پذیرایی و رعایت اصول تشریفات، دارای قوانینی است که باید رعایت شوند در غیر این صورت به یک تجربه ناخوشایند برای افراد می‌انجامد .
داشتن این مهارت و استفاده از به‌صورت مؤثر شمارا به یک نیروی حرفه‌ای تبدیل می‌کند، داشتن این مهارت در محیط‌های اداری اهمیت دوچندان دارد و در دنیای امروزی نه‌تنها در جلسات و رویدادهای کاری بلکه در محیط‌ها با شرایط یکسان رعایت اصول تشریفات اهمیت بسیار بالایی دارد.
روحیه همکاری و روابط عمومی بالا
یکی از عواملی که در سرنوشت کاری هر مؤسسه، گروه و خود فرد اهمیت و ارزش دارد کیفیت رابطه آن‌ها با افراد، مشتریان، مهمانانی که با آن‌ها سروکار دارند و همچنین دید افراد نسبت به سازمان آن‌ها در قبال سرویسی که از شما دریافت کرده‌اند است، ارتفاع روابط عمومی همه تیم مان تأثیر به سزایی دررسیدن ما به اهدافمان در کار دارد.
نظافت و تمیزی محیط
تمیز بودن محیط و ابزاری که با آن پذیرایی می‌کنید به صورتی که نقصی در آن نباشد از کدرهایی است که باید همواره به آن‌ها توجه کنید و در صورت دیدن هرگونه بی‌نظمی آن را برطرف کنید.
آراستگی کارکنان
داشتن فرمی تمیز و مرتب و ظاهری آراسته به‌صورت مداوم در محل کار اهمیت بسیاری دارد.
خصوصیات رفتاری مهمانداران
تعدادی از ویژگی‌های فردی هستند که اگر مهمانداران آن‌ها را داشته باشند می‌توانند در کار خود بهتر عمل کنند.
+ علاقه داشتن به کار مهمانداری از مهم‌ترین آن‌هاست، فردی که کارش را دوست ندارد نمی‌تواند در آن پیشرفت کند و برای اهداف سازمان شما مؤثر واقع شود پس یافتن افرادی که برای این کار اشتیاق دارند و به دنبال ارتفاع کارشان هستند از مهم‌ترین کارهاست.
+ داشتن مهارت بالا در انجام سریع‌تر و بهتر کارها از دیگر ویژگی‌های مهمانداران موفق است.
+ صبور بودن در محل کار برای پاسخ دادن و راهنمایی افراد و به‌خصوص زمانی که تعداد مهمانان بالاست و فشار کاری زیادی روی آنان است.
+علاقه‌مند بودن و برقراری ارتباطی سالم و صمیمی با مهمانان و نحوه برخورد با مهمانان در موقعیت‌های متفاوت و تمرین برای آن بسیار اهمیت دارد.
+ مدیریت زمان و پیش‌بینی مشکلات زمان‌بندی در کار و کنترل آن توسط مهمانداران
+ توانایی کارتیمی، روحیه هماهنگی با افراد در کارتیمی در هنگام تقسیم وظایف
هماهنگی‌ها برای کار تیمی عموماً به عهده سرمهماندار مجموعه است که برای تنظیم هر یک از فعالیت‌ها و کارها باید به اطلاع ایشان برای هماهنگی با سازمان و سرپرست خدمات برسانند.
میزبانی و تشریفات
به‌غیراز بخش پذیرایی در هنگام جلسات، فعالیت‌های دیگری در صورت نیاز سازمان و قوانین مربوطه به عهده مهماندار است.
به‌عنوان‌مثال راهنمایی کردن افراد به محل جلسات، کمک‌های کوچک و بزرگ به مهمانان مانند زدن دکمه آسانسور و یا راهنمایی افراد به بخش‌های مختلف مجموعه مانند نمازخانه و یا سرویس بهداشتی
همچنین برای احساس راحتی بیشتر و حس خوب می‌توانید از آنان درباره نیازهایشان سؤال بپرسید اینکه چیزی نیاز دارند یا خیر! و یا در برخی از سازمان‌ها تعدادی از این مسئولیت‌ها به عهده مهمانداران نیست مثلاً خوشامدگویی از کدرهایی است مدیران خودشان انجام می‌دهند.
در این مقاله به وظایف مهمانداران در محیط‌های اداری پرداختیم و به مهارت‌های لازم برای پیشرفت در کارشان اشاره کردیم امیدواریم مفید واقع‌شده باشد، برای اطلاعات بیشتر می‌توانید از دیگر مقالات سایت دیدن فرمایید.
آموزش جامع و کاربردی نیروهای مهماندار ادارات
می‌توانید برای آشنایی بیشتر با تیم ما و نحوه برگزاری کلاس‌ها و یا همکاری با ما تماس حاصل فرمایید.
نویسنده ومنبع: میهن‌ملل