در این مقاله به وظایف سرپرستان خواهیم پرداخت، آیا به سمت سرپرستی فکر می‌کنید و یا در مورد مسئولیت‌های مدیر خود در رابطه با نقش خودتان در سازمان کنجکاو هستید، برای هر دو مورد مهم است که عملکرد سرپرستان در محل کارتان را درک کنید.
ناظر کیست؟
ناظر کسی است که بر تیم یا فردی نظارت و مدیریت می‌کند تا اطمینان حاصل کند که آن‌ها به‌طور مؤثر نقش خود را در رضایت کامل انجام می‌دهند.
اصطلاح سرپرست معمولاً به پست‌های مدیریتی سطح‌های پایین‌تر گفته می‌شود، این متخصصان اغلب اطلاعات را با گزارش‌های مستقیم به پرسنل مدیریت اعلام می‌کنند.
سرپرست چه کسی است؟
سرپرست یا سوپروایزر بر عملکرد روزانه کارکنان نظارت می‌کند. بسته به شرکت یک سرپرست ممکن است بر یک تیم یا یک شیفت در شرکت و یا کل بخش را مدیریت کند، سرپرستان از مدیران میانی دستور می‌گیرند و آن‌ها را با یک برنامه‌ریزی درست با تیم اجرا می‌کنند.
سرپرستان موفق دارای مهارت‌های سازمان‌دهی و ارتباطات عالی هستند این مهارت‌ها به آن‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات را از مدیریت دریافت کنند و به‌صورت درستی به کارکنان منتقل کنند.
همچنین برای بهبود بهتر در سازمان عملکرد و نیازهای تیم خود را به مدیران اطلاع می‌دهند، در بیشتر موقعیت‌ها سرپرستان در کار خود متخصص هستند و درنتیجه آن کارهای روزانه را به بهترین صورت ممکن مدیریت می‌کنند.
جایگاه سرپرستان در سازمان به چه صورت است؟
- مدیران ارشد سازمان
- مدیران میانی
- سرپرستان بخش‌ها
- کارکنان اجرایی
به چند دلیل نمی‌توان برای همه سرپرست‌ها وظایفی یکسان ارائه کرد:
+ محیط‌های مختلف کاری برای آنان وجود دارد ممکن است هر یک از این افراد در مکان‌های مختلفی مانند ادارات و سازمان‌های متفاوت در زمینه های متفاوت فعالیت کنند مثل بانک ، رستوران بیمارستان، شرکت‌های خصوصی، هتل و…
+ همه این محیط‌ها ممکن است دارای نفرات و شرایط متفاوتی مانند تفاوت در امکانات را داشته باشند با توجه به شرایط وظایف آن سرپرست تغییر می‌کند.
+ در یک مجموعه ممکن است افراد در حیطه‌ها و پست‌های متفاوتی سرپرست باشند مثل سرپرست بخش خدماتی، سرپرست فروش، سرپرست کارکنان تولید
نکته مهم: وظایف مطرح‌شده در ادامه، صرفاً پیشنهادات شخصی مؤلف هستند و نباید به‌عنوان معیار یا استانداردی کلی برای تمامی سرپرستان خدمات تلقی شوند؛ چون شرایط متفاوت هست، برخی موارد را باید حذف یا اضافه کرد.
در قسمت پایین نمونه وظایف یک سرپرست آورده شده است این وظایف با توجه به محیط کم‌وزیاد می‌شوند، در این قسمت ما بیشتر به وظایف سرپرستان بخش خدمات و پذیرایی اشاره کردیم.
وظایف سرپرست خدمات و پذیرایی
_ مدیریت گردش کارها در سازمان، یکی از مهم‌ترین مسئولیت‌های سرپرست مدیریت کردن تیم و کارکنانی است که بر آن‌ها نظارت دارد، آن‌ها باید اهداف شرکت را به‌صورت وظایف به کارکنان اعلام کرده و بر اجرای آن نظارت کنند.
_ آموزش به نیروهای جدید، وقتی یک نیروی جدید به تیم می‌پیوندد سرپرست تیم باید به آن کمک کند وظایف و نقش خود را در سازمان درک کند و اهداف سازمان، سیاست‌های شرکت وظایف را برایش مشخص کند و در هنگام یادگیری نیرو را حمایت کند.
_ برنامه‌ریزی برای تیم و مدیریت آن، معمولا مشخص کردن ساعت کردن به عهده شرکت است اما ممکن است در برخی موقعیت‌ها این وظیفه به عهده سرپرستان باشد، دراینجا وظیفه تقسیم انجام کارها با توجه به شیفت کارکنان به عهده شماست.
متعادل کردن وظایف با توجه به زمان‌هایی که کار در سازمان بیشتر است به عهده سرپرستان است همچنین انعطاف‌پذیر بودن برنامه کاری برای درخواست یک روز مرخصی و یا شرایط اضطراری از دیگر مسئولیت‌هاست.
_ گزارش به مدیریت ارشد، به‌عنوان سرپرست اغلب شما مسئول عملکرد کارکنان تیم و یا فردی به منابع انسانی خواهید بود، اعضای تیم را ازنظر وقت‌شناس بودن، حرفه‌ای بودن، مسائل انضباطی و عملکرد در اهداف و سیاست‌های شرکت بررسی مورد ارزیابی قرار دهید، همچنین بازخورد افراد به انجام کارها و وظایف را در نظر بگیرید.
به‌صورت جزئی‌تر وظایف سرپرستان بخش خدمات به‌صورت زیر است:
_ نظارت روزانه کارکنان در بخش‌های مختلف ساختمان در خصوص بهداشت و نظافت محیط بر اساس چک‌لیست کارکنان خدمات
_ نظارت بر بخش آبدارخانه و بخش پذیرایی سازمان و تأمین و هماهنگی در خرید نیازهای بخش خدمات ( خرید اقلام بهداشتی و خدماتی، بخش تدارکات و پذیرایی)(
_ توزیع هر یک از وظایف و وسایل و اقلام موردنیاز نظافت و یا پذیرایی به عهده سرپرستان است.
_ ارزیابی و یا انجام امور پذیرایی و تشریفات مربوط به مهمانان
_ آشنایی با نکات ایمنی کار و انجام راهکارهای پیشگیری از خطرات کار و کمک‌های اولیه بعد از بروز اتفاقات در ساختمان
_ نظارت و هماهنگی در انتقال وسایل به خارج و داخل شرکت
_ نظارت بر نگهداری از ساختمان، وسایل و تأسیسات وسایل بخش‌های مختلف
_ گزارش در مورد عملکرد تیم ، خرابی‌های و نیازهای افراد و بخش‌های مختلف به مسئولان مربوطه
برای افزایش احتمال ارتقاء خود به نقش سرپرست بخش خودتان مهم است که برای رشد مهارت‌های فردی و تخصصی کارتان تمرکز کنید، شرکت در کارگاه‌ها، سمینارها، کنفرانس ها مربوطه یا داشتن مدرک و یا گواهینامه پیشرفته می‌تواند پل بزرگی در پیشرفت در کارتان باشد.
مهم‌ترین بخش حرفه‌ای بودن است با ابتکار عمل در کارهای دشوار و داشتن خلاقیت در حل مسائل پپیش‌آمده، سعی در مدیریت کردن مشکلات و الگوی دیگران بودن از ویژگی‌های سرپرستان موفق است.
چگونه یک سرپرست خوب باشم؟
+ سعی کنید همیشه حامی تیم خود باشید و سعی در تیم سازی برای انجام فعالیت‌های سازمان باشید.
+ به کارمندان برای پیشرفت در شغلشان کمک کنید، تیم خود را تشویق کنید تا در زمینه کارشان به دنبال آموزش باشند.
+ مسئولیت خطاهای تیم را بپذیرید و در برابر آن پاسخگو و مسئولیت‌پذیر باشید.
+ فرهنگ تیمی ایجاد کنید و اجازه دهید افراد مهارت‌ها و نظرات خود را ابراز کنند و به‌طور فعال اختلافات تیم را مدیریت کنید.
+ ارائه بازخورد به‌صورت مداوم، ارائه نظرات مفید و سازنده که به نفع کارکنان است را به آن‌ها ارائه دهید و در کار آن را مشارکت فعال داشته باشید.
امیدواریم مطالب برای شما مفید واقع‌شده باشد برای اطلاعات بیشتر می‌توانید از دیگر مقالات ما در این زمینه استفاده کنید.
برای همکاری، آموزش و شرکت در کارگاه‌های تخصصی می‌توانید با ما تماس حاصل فرمایید.
نویسنده و منبع: میهن ملل mihanmelal.ir