جلسات در محل کار شما به‌صورت های مختلفی مثل گردهمایی‌های داخل شرکت با کارکنان و یا برای همکاری‌ها و موقعیت‌های دیگر تشکیل می‌شوند و ممکن است برای ما هریک از این‌ها به‌صورت موقعیت‌های معمولی و یا گاهی بسیار خاص پیش بیایند.
برای اطمینان از اجرای موفقیت‌آمیز رویدادهای سازمان شما باید برای آن‌یک برنامه‌ریزی کارآمد و حساب‌شده داشته باشید، داشتن چک‌لیست مخصوص کارهایتان ابزار قابل‌اعتمادی برای شناسایی الویت ها و انجام بهتر کارها است.
کارهایی که قبل ازهر رویداد باید به آن بپردازید:
+ بودجه‌بندی
بودجه با توجه به جلسه‌ای که برگزار می‌شود متفاوت است، اگر تیم خود را به یک پذیرایی فصلی به‌صرف قهوه دعوت کرده‌اید، فقط به‌اندازه پذیرایی قهوه و شاید مقداری تنقلات بودجه در اختیار داشته باشید، اگر به فکر یک پذیرایی VIP برای مهمانان مهم خود هستید و برای جلسات مقدماتی و اولیه به دفتر خود دعوت کرده‌اید باید کمی بیشتر هزینه کنید تا مطمئن شوید تأثیر درستی بر معرفی عالی از سازمان می‌شود، سعی کنید یک هزینه معقول را حداقل سه هفته قبل از جلسه، به‌عنوان بودجه پیشنهادی جلسه به مدیریت ارائه دهید.
+زمان و تاریخ جلسه
با تیم خود در این مورد هماهنگ باشید، برنامه خودتان را با آنان هماهنگ کنید، مؤدبانه است که زمان پیشنهادی سازمان برای جلسه صبح زود نباشد و افراد برای رسیدن به جلسه دچار مشکل شوند.
+ سفارش پذیرایی جلسه
هر جلسه کاری به‌نوعی به پذیرایی نیاز دارد، چه به‌سادگی یک نوشیدنی و یا به پیچیدگی یک جلسه ناهار کاری، مهم است که به‌اندازه غذا و نوشیدنی سفارش دهید تا تمرکز شرکت‌کنندگان را حفظ کنید، آنچه شما سفارش می‌دهید باید با توجه به ساعت برگزاری آن در روز و لیست مهمانان شما تنظیم شود، از کیفیت پذیرایی قبل از جلسه اطمینان حاصل کنید.
+ آماده‌سازی
برنامه‌ریز جلسه مسئولیت تقسیم وظایف را به عهده دارد، سعی در کامل و بدون نقص انجام شدن وظایف هر یک از اعضای تیم تأثیر مستقیمی بر روند آن دارد، پیشنهاد می‌شود حتماً قبل از جلسه تمام وسایل الکتریکی چک شوند مانند پروژکتورها، صفحه‌های نمایش و هر لپ‌تاپ مورداستفاده را چک کنید، دیگر وسایل مانند میکروفن‌ها، بلندگوها و تلویزیون و سیستم‌های تلفن را اازنظر فنی مورد آزمایش قرار دهید زیرا نمی‌خواهید در روز جلسه هیچ‌گونه نقص قابل‌پیشگیری وجود داشته باشد، زمان آزمایش وسایل باید حداقل یک هفته قبل از برگزاری جلسه باشد تا اگر تعمیری نیاز بود انجام شود.
+ پیگیری
در این بخش از برنامه‌ریزی، پیگیری‌های شما اعم از تماس به تهیه‌کننده غذای شرکت برای تائید انجام درست‌کارها یا تغییراتی مهم درروند آن، اضافه کردن گزینه‌هایی مثل عادت‌های غذایی مهمان ( رژیم غذایی خاص) یا لغو غذای اضافی برای مهمانی که دیگر حضور پیدا نمی‌کند.
+ بخش نهایی
داشتن ظاهری مرتب و هماهنگ با کارکنان از کارهایی است که باید بیشتر از هرروز دیگری به آن توجه کنید، انجام کامل وظایفتان در روز برگزاری رویداد نشان‌دهنده زحمات شما در آن مدت است پس تمام تلاش خود را بکنید، چینش و آداب تشریفات را رعایت کنید و کار خود را با آماده کردن خوشامدگویی گرم با مهمانان آغاز کنید. وظایف پیشخدمت
ابزار پذیرایی | لوازم پذیرایی اداری
عوامل مختلفی در انتخاب نوع مناسب ظروف برای یک مراسم نقش دارند، مهم نیست چه نوع ظرف غذاخوری انتخاب می‌کنید مطمئن شوید که طراحی آن با موضوع و نوع پذیرایی شما مطابقت دارد، از کیفیت بالایی برخوردار باشد، باید بسیار محکم باشند و مطمئن شوید به‌راحتی ترک نمی‌خورند زیرا بارها مورداستفاده قرار خواهند گرفت.
توجه کنید ظروف یک‌بارمصرف برای رویدادهای غیررسمی یا بسیار بزرگ عالی هستند تا تمیز کردن آنان راحت‌تر باشد، پس سعی کنید تا حد امکان از آن‌ها استفاده نکنید.
در اینجا لیستی از ابزار پذیرایی نوشته‌شده است می‌توانید برای تکمیل و اطمینان از تأمین تمام وسایل موردنیاز آن‌ها را تهیه نمایید، تمام وسایل به‌صورت مستقیم جزئی از پذیرایی نیست اما از وسایل مورداستفاده در آبدارخانه سازمان شماست.
- سینی استیل دسته‌دار
- سینی استیل بدون دسته و به رنگ سفید
- کفی سینی به رنگ سفید _ پارچه‌ای یا پلاستیکی قابل شستشو و یا یک‌بارمصرف
- دستمال‌کاغذی
- دستمال پارچه‌ای به رنگ سفید
- اسکاچ نرم
- قاشق چایی‌خوری
- قاشق قهوه‌خوری_ از قاشق چایی‌خوری کوچک‌تر است.
- قاشق دسر_کوچک‌تر از قاشق غذاخوری است.
- قاشق کوچک با دسته‌بلند
- قاشق سوپ‌خوری
- قاشق غذاخوری
- قاشق بزرگ مخصوص خورشت‌ها
- چنگال بزرگ _ غذاخوری، میوه‌خوری
- چنگال کوچک
- کارد بزرگ غذاخوری
- کارد میوه‌خوری
- کارد میوه‌خوری
- کارد کوچک
- کارد کره خوری
- کارد دسر
- کارد ماهی
- فنجان
- پیش‌دستی کوچک یا نعلبکی
- پیش‌دستی با اندازه متوسط
- قندان
- شکردان
- کتری، سماور
- قوری
- تفاله گیر قوری
- لیوان شیشه‌ای بدون دسته
- لیوان یک‌بارمصرف_ کاغذی، پلاستیکی
- نی نوشیدنی _ شیشه‌ای با سر پهن، یک‌بارمصرف
- بشقاب بزرگ
- بشقاب کوچک
- بشقاب سالاد
- بشقاب میوه
- دیس میوه
- کارد و چنگال برای میوه
- ظرف کیک
- ظرف شکلات
- ظرف بیسکویت
- سلفون
- ظرف زیتون و ترشی
- ظرف ماست
- ظرف سس
- نمکدان
- فلفل پاش
یکسان بودن و ست بودن ظروف تمام مهمانان از نکاتی است که باید توجه شود، نحوه چینش ظروف و وسایل روی میز، نحوه سرو و پذیرایی از مهمانان آدابی دارد که کارکنان باید کاملاً آن را آموزش‌دیده باشند و از تمام نکات آگاه باشند تا یک پذیرایی بی‌نقص توسط سازمان شما انجام شود.
آموزش کارکنان خدمات
برای اطلاعات بیشتر از دیگر مقالات سایت دیدن کنید و برای همکاری و آموزش تخصصی و حرفه‌ای دوره‌های تشریفات و پذیرایی با ما تماس حاصل فرمایید.
نویسنده و منبع: میهن ملل